文章力がない部下の特徴とライティングを鍛える。

「文章力のない部下を鍛えるにはどうすればいいでしょうか？」

メルマガ読者の方から
そんな切実なご質問をいただきましたので、
それにお答えしていこうと思います。

シチュエーション的に、
僕がふだん提唱してるような
「感情を伝える文章」というよりも

「分かりやすく簡潔に情報を伝える」ためのライティングって
観点強めでお話しした方が良さそうですし、

そうしていこうかなと思います。

分かりやすく簡潔に伝える論理的な文章の書き方って
昔から一定の型というのがあって、

僕以外にも今日お伝えする方法を
推奨している人はたくさんいます。

なので、もしかしたら
あなたもすでに聞いたことがあるかもしれませんが、

いろいろな方が提唱しているってことは、
それだけ確実な方法ってことです。

文章力がない部下の特徴とは？

僕は20代の頃、
週8日労働レベルのブラックな広告代理店に勤めてました。

これは自慢なのですが、
入社後に1ヶ月ちょっとでトップ営業マンになりました。

・・・ってか、

怒られるのがめちゃくちゃ嫌だったので
「怒られる<<<<<<<馬車馬のように働く」
の優先順位で動きまくってた感じ。

人より能力があったとかではなく、
人の何倍も電話して訪問して
時間と労力をかけまくってただけです。

（その代償で当時メンタルぶっ壊れましたが。汗）

で、

気がつけば営業以外にも
広告媒体の執筆やデザインまで任されるようになり、

部下を付けられることにもなったんですが、、

やっぱり文章力のない部下に悩まされたりもしました。

文章力がない部下の特徴とは？

それで「上司」という立場になったからには
部下から作業日報などを提出されたり、
書き上がった原稿をチェックしたり、

いろんなスタイルの文章を読むことになるじゃないですか。

それで、文章力がない人っていうのは、

どのスタイルの場合でも、
「これは・・・アカンやろー・・・」という
ひとつの決定的な特徴があるんですよね。

それが「ひとりよがりになってる」こと。

文章に限らず、言葉とは、
「誰かに想いや考えや情報を伝えるためのツール」です。

ひとりよがりになってるからには
伝わらないわけで、

伝わらないからには
言葉としての機能を果たしてないんですよね。

じゃあ、このひとりよがりの文章の
原因を紐解いていくとって話なんだけど、

その理由は、

・5W1Hが不明瞭である
・その文章のメインの部分がどこなのか分かりづらい

この2点です。

とくに

・When(いつ）
・Where(どこで）
・Who(だれが）
・What(何を）
・Why(なぜ）
・How(どのように）

のいずれかが抜けている場合は
めちゃくちゃ不明瞭になりやすい。

5W1Hの6項目が欠けていると、
自然にメインの部分がどこなのかがボヤけてしまいます。

逆にこの6項目がきっちり埋まっていれば
メインの部分もある程度分かりやすくなるものです。

5W1Hの順番とかは
とくに気にする必要はありません。

ただこれらを漏れなくダブりなく記述していけばOK。

僕が会社員時代に
部下におすすめしていたのは、

「文章を書き始める前に、
5W1Hの6項目を箇条書きしよう」でした。

文章力のない人は、
力が足りないというよりも
あまりにも下準備が足りないんですよね。

文章を書き始める前に、
5W1Hの6項目を箇条書きしておけば、

あとから読み返したときに
「あ、、Why(なぜ）の部分が書けてなかった」と気づきやすくもなります。

それに気づくことができたら
不足している項目を足していけばいいだけですからね。

書けない部下の文章力を鍛えるPREP法

あとは、

先ほど「5W1Hの順番とかはとくに気にする必要はない」と書きましたが、

文章全体の構成としては、
明確に順番を決めた方がよかったりします。

おすすめなのは「結論優先型」。

PREP法なんて名前で呼ばれることが多い、例のパターンです。

1.結論
2.理由
3.具体例
4.結論

の順番で書く。
僕が好きな文章の型でもあります。

このPREP法の流れの中で、
さっきの5W1Hを適切に配置していく。
これだけで「簡潔かつ伝わりやすい文章」になります。

PREP法には

・短時間で意見が伝わる
・スムーズに文章が書ける
・書いている人の頭の中が整理される

って利点があります。

とくに書いている人の頭の中が整理される利点はでかい。

ひとりよがりな文章を書いている人は

自分でも
「結局自分は何が言いたいんだろう？」
な状態になってることが多いんですよね。

それを整理することで、

「この部分は結論だ」
「この部分は理由の説明だ」

と、それぞれの文章の役割をちゃんと認識できる。

そしてですね・・・

PREP法って、
使い慣れる必要があるんですよ。

こういうのを全く意識したことがないまま
今まで文章書いて生きてきたって人も少なくありません。

書きながら窮屈に感じる人もいるでしょう。

結論優先の型に強引に当てはめようとすることで、

いい意味での負荷が本人にかかるようになるし、
結果、その人の文章力は鍛えられます。

（経験則です）

まとめ

文章力がない部下の特徴とは、

・ひとりよがりの文章になっている
・5W1Hが補完されていない
・結論ファーストではない

そして、
そんな部下のライティングを鍛える方法は、

・文章を書く前に5W1Hを箇条書きしてもらう
・慣れるまで徹底的にPREP法で書いてもらう

です。

・・・まあ、
他にも書きたいことはいろいろあるので、

ちょっと次回も引き続き
「伝わる文章を書くには」的なるテーマでお送りしていこうと思います。

そんなわけでまた次回！

Have a Nice Day＆Night！